Свадебный координатор. Основы профессии

Среди большого разнообразия профессий свадебный координатор занимает особое место.  Ведь он не просто мастер своего дела, а друг молодоженов, их правая рука и доверенное лицо.  На его плечи ложится главное - спокойствие, комфорт и беззаботный праздник жениха и невесты. Если вы давно присматриваетесь к представителям этой профессии и мечтаете влиться в их дружную команду, EventHeads, совместно с Анастасией Кальгиной, руководителем свадебного агенства Тепло, предлагают вам коротко ознакомиться с особенностями их непростой, но крайне интересной работы.

Кто такой свадебный координатор? Определяемая с терминологией.

Свадебный организатор или свадебный координатор. Сегодня, когда рынок свадебных услуг пестрит большим количеством предложений, весьма сложно сориентироваться в этом многообразии и четко разграничить функции двух этих специалистов. Вот и думает, например, невеста, что речь идет об одном и том же человеке. На самом деле, организатор и координатор решают разные задачи, хотя и являются звеньями одной цепи.

 В идеале, задача свадебного организатора - разработать концепцию свадьбы, а также запустить все механизмы для реализации задуманного. К своим полномочиям он приступает задолго до ключевого события. А дальше эстафетную палочку перенимает свадебный координатор. Его обязанность - обеспечить своевременное и качественное исполнение разработанной организатором программы, позволив тем самым жениху и невесте  полностью окунуться в свою новую роль – роль счастливых молодоженов!

Профессиональный свадебный координатор. Какими качествами он обладает?

Для того чтобы стать свадебным координатором, с одной стороны, вовсе не нужно получать специальное образование. Достаточно пройти недельные курсы. Но это только лишь начало, теория. Существует еще и практика. Поэтому, с другой стороны, далеко не каждый способен работать по 18 часов в сутки и с изобретательностью искать выход из форс-мажорных ситуаций, которые просто не могут не возникнуть на свадьбе, где организационная цепочка слишком сложна.

А случиться может всякое: на улице пошел дождь и угрожает испортить прическу невесте; свадебный торт задерживается в пути; у жениха оторвалась пуговица на пиджаке;  несколько приглашенных гостей все еще в пробке, а регистрация начнется через считанные минуты. Найти выход из этих и других ситуаций - задача координатора. Хочешь лучшее, готовься отдаваться полностью! Таков принцип профессионала. Не пессимист, а реалист, проведя десятки свадеб, координатор понимает это как никто другой.

Ну а в случае, если кто-то из гостей желает по старинке посыпать молодоженов рисом (чтобы жили богато), а все это ну никак не входит в программу мероприятия, то здесь свадебному координатору предстоит проявить еще несколько важных качеств: коммуникабельность и чуткость. Ведь, не умаляя значения традиций и не обидев приглашенного, ему предстоит объяснить, что в этот день сценарий мероприятия не предусматривает подобного проявления инициативы. А в другой - сколько душе угодно!

Но, пожалуй, главное требование, без которого просто нечего делать в почетной когорте свадебных координаторов, -  это ответственность. Наверняка многие скажут, не так уж это и сложно. Наверное, да! Но одно дело, когда ты несешь ответственность за то, что опоздал на  встречу с друзьями и совсем другое - когда речь идет об одном из главных событий в жизни будущей семьи! И здесь просто не может и не должно быть накладок. Слишком сложна организационная цепочка. Слишком велики ожидания и переживания о предстоящем событии у молодоженов и их родителей. В конце концов, воспоминания от того, как пройдет свадьба, останутся у семейной пары на всю жизнь!

Работа свадебного координатора до свадьбы.

Несмотря на то, что ключевая задача координатора - контролировать своевременность и качество исполнения программы непосредственно в день мероприятия, подготовка начинается задолго до ключевого события и делится на несколько направлений: работа с молодоженами, подрядчиками и гостями.

На начальном этапе жених и невеста станут связующим звеном между координатором с одной стороны, подрядчиками и гостями - с другой. Как доверенное лицо молодоженов, координатор будет согласовывать с ними всю логистику свадьбы. 

Получив контактные данные подрядчиков,  координатору необходимо познакомиться с ними, чтобы понимать, во сколько планирует приехать парикмахер, когда привезут свадебный торт, и каким образом флорист украсит место церемонии и банкета. Это позволит  составить ключевой для координатора документ - тайминг. В нем он подробно распишет логистику свадебного дня, чтобы синхронизировать работу всех участников мероприятия, в том числе и гостей. Их имена и телефоны также в обязательном порядке должны быть у координатора. 

Примерно за три дня до начала торжества, приглашенных необходимо проинформировать о времени и месте регистрации, объяснить тем, кто привык опаздывать, что делать этого не желательно, иначе все самое интересное пройдет без них, ну а тем, кто любит импровизировать, устраивать сюрпризы, и планирует отклониться от заданной программы, еще раз напомнить, что инициатива наказуема. Наказанием в данном случае может стать испорченное настроение невесты. А кому это надо?    

День свадьбы.

Просыпается раньше невесты (если она, конечно, вообще спала) в этот ответственный и судьбоносный день, только координатор. Но если молодоженам не спится из-за волнения и предвкушения долгожданного события, то координатору - из-за необходимости еще раз все согласовать и перепроверить. Свое утро он начинает с крепкой чашки кофе, и, конечно же, обзвона подрядчиков, гостей и собственноличной проверки  всех пунктов проведения мероприятия. Важно еще раз убедиться - все исполняют свою работу в срок. Парикмахер уже в пути и вот-вот начнет колдовать над образом невесты; флористы и декораторы украшают зал, превращая его в сказочную страну, как того хотели молодожены; а гости, конечно же, помнят, что выезжать нужно вовремя, и...никакой импровизации.

 Сразу оговоримся, свадебный координатор не несет ответственность за закуски трехдневный давности, сломавшийся свадебный кортеж или неудачный макияж невесты. Проблемы такого порядка находятся в ведении поставщиков данных услуг. Координатору необходимо лишь  напоминать подрядчикам о необходимости выполнения  работы в срок, и не переставая контролировать их передвижения до тех пор, пока, к примеру, торт, который пара заказала в приглянувшейся ей кондитерской-мастерской, своевременно не окажется на свадебном столе. А в том случае, если этого не происходит, координатору предстоит сделать все возможное, чтобы для молодоженов и гостей накладки остались незаметны. В подобной ситуации на помощь может прийти ведущий банкета.

 На протяжении всего праздничного вечера он нередко становится настоящим другом координатора. Ведь кто, как  не ведущий отвлечет внимание молодоженов и  гостей от незапланированных форс-мажорных обстоятельств. Впрочем, чтобы ведущий признал координатора за своего, не помешает познакомиться с ним заранее. Это позволит правильнее понять друг друга, и быстрее сработать в экстренной ситуации.

После банкета.

Как правило, банкет является заключительной частью свадебного дня. Но для координатора еще не время расслабляться. Чаще всего молодожены покидают место праздника раньше остальных. А это значит, что координатору предстоит проследить за тем, чтобы по окончании банкета, никто из приглашенных случайно не заночевал в ресторане. Хорошо, если молодожены позаботились об этом заранее и заказали трансфер, который доставит каждого до подъезда. В таком случае, координатору необходимо лишь проконтролировать, чтобы все заняли свои места в автобусе и с облегчением помахать им вслед рукой. Ну а если такой сервис для гостей не предусмотрен, необходимо помочь приглашенным в поисках такси.

Волшебный чемоданчик свадебного координатора.

Понятие, "волшебный чемоданчик" довольно условно. В него может входить все: от булавки до снегоочистительной лопаты, на тот случай, если колеса свадебного кортежа застрянут в сугробах, и над регистрацией, запланированной на определенное время, нависнет угроза. Шутка, конечно. Лопату носить с собой совсем не обязательно. Все-таки, координатор не Бог, и предусмотреть капризы погоды просто не может и не обязан. Однако, если речь идет о булавке и других полезных мелочах, то тут (такой вот каламбур) все серьезно.

Не лишним будет положить в свой чемоданчик нитки с иголкой на тот случай, если у жениха, или, что еще хуже - невесты разойдется шов на дорогом свадебном платье. Ножницы, как многофункциональный инструмент, - вообще не обсуждается. Они просто должны быть! Про аптечку также забывать не стоит. Молодожены и родители перенервничали, гости переели, в общем, тут и объяснять не стоит. Скотч, салфетки, и прочие полезные мелочи также всегда должны быть под рукой! А вообще содержимое  "волшебного чемоданчика" напрямую зависит от свадебного координатора и его профессиональной практики.

Первые шаги. С чего начать, чтобы стать свадебным координатором.

Если вам надоело сидеть в душном офисе и вы твердо решили изменить жизненный ритм, чтобы попробовать свои силы в роли свадебного координатора, Вам помогут следующие советы. Для начала мы рекомендуем понаблюдать за тем, как свою работу выполняют профессионалы: побывать с ними на свадьбе, чтобы разведать секреты мастерства и изучить  всю "кухню" изнутри. Ну а если у вашей близкой подруги недостаточно средств, для заказа профессионального свадебного координатора, можете попробовать предложить ей свои услуги. Бесплатно, конечно же! По-дружески. Но ни в коем случае, не переоценивайте свои возможности, и уж тем более не требуйте за свой труд деньги. Для этого проведите как минимум 10 свадеб!

Не помешает пройти специальные курсы. Сегодня такую  услугу предлагают многие крупные свадебные агентства. Но лучше всего, попробовать себя в профильной компании, где трудится полноценная команда профессионалов. Во-первых, Вам будет проще найти общий язык с работающими здесь организаторами, фотографами и ведущими. Все-таки, принадлежность к одному агентству делает свое дело. Во-вторых, работа в команде как таковой научит вас  слышать и понимать потребности других. 

Появились вопросы?