Поиск подрядчиков ивент агентствами

Что делать, если пул ваших подрядчиков еще не сформирован или на определённый праздник все ваши проверенные подрядчики заняты - рассказала Eventheads Марина Бельмас, владелица агентства ЛяФет, которое уже 11 лет работает в сфере организации праздников.

Вся работа ивент агентства основана на подрядчиках, в штате работают только event-менеджеры, отвечающие за организацию процесса. Так что весь персонал для мероприятий нанимается из вне. К работе в проекте привлекаются ведущие, оформители, аниматоры, артисты, кейтеринговые компании, в общем все, кто «делает» свою часть праздника. Сейчас в event-индустрии много таких специалистов, но вот можно ли им доверять? Как говорил Михаил Жванецкий: "Можно, если не интересует результат!"

Общие критерии выбора подрядчика

Оцените портфолио. Обратите внимание на портфолио, много ли в нем работ и какие они. Желательно посмотреть фото и видео с проведенных мероприятий, и вы увидите уровень работы специалиста. Каков спектр предоставляемых им услуг, и масштаб проектов, в которых он принимал участие.

Оцените отзывы. Event – индустрия не такая уж и большая и скорее всегдо кто-то из ваших коллег уже работал с этим подрядчиком и сможет дать профессиональную оценку. Советую воспользоваться рекомендациями коллег, мнение которых для вас авторитетно, а также почитать отзывы в интернете, хоть зачастую они и не всегда достоверны.

Оцените сайт подрядчика и его группы в социальных сетях. Вы увидите достоверно как давно работает выбранный вами подрядчик на рынке, с какие стандартные и не стандартные задачи он решал в проекте. 

Проведите личную беседу. Пригласите подрядчика на беседу к себе офис, оцените уровень его профессиональных и деловых качеств, необходимые данному специалисту, выслушайте какие идеи по реализации проекта он сможет вам предложить.

Если на данном этапе оцениваемый вами подрядчик производит впечатление профессионала и ничего не вызвало у вас подозрений, то переходим ко второй стадии оценки.

Частные критерии выбора подрядчика

У ведущего должен быть опрятный, голос звучный, а внешность приятная. Оцениваем и то, в каком амплуа он работает. В зависимости от аудитории и мероприятия его и выбирают. Есть ведущие, которые прекрасно подходят для молодежной компании, а есть те, кто больше нравится зрелой аудитории. Здесь все зависит от того кто ваш клиент и что ему нравится. Нужно иметь в арсенале несколько типов ведущих, подходящих под разные запросы. 

Для оформителя/декоратора большим плюсом оформителя является собственная мастерская, куда можно привести клиента, все рассказать и показать наглядно. Такое помещение может находиться при цветочных торговых точках. Если у декораторов нет мастерской, а коммерческое предложение - только в электронном виде, это создает у вашего клиента ощущение неуверенности в том, что работа будет сделана качественно и в срок.

Артисты, как правило, у всех творческих коллективов есть человек, который занимается организацией их рекламы, концертов и денежных вознаграждений. С ним и нужно созваниваться, общаться и договариваться event-менеджеру. Почти у всех артистов есть свой «райдер» (требования). Если это звезды первой величины, они потребуют многого, но в основном, райдер – вещь вполне реальная и выполнимая.

Кейтеринг. Это отдельная категория подрядчиков. Если вы впервые работаете с кейтеринговой компанией, можете проверить количество еды на банкете, побывать на кухне, посмотреть аккуратно ли работают повара, опрятные ли официанты. В зависимости от количества гостей на банкете event-менеджер должен заранее рассчитать количество еды и напитков на столе, и составить меню.