EventHeads совместно с Викторией Крамер, руководителем ивент-агентства "Вместе" и основателем авторской школы Wedding Professional, изучили процесс организации свадьбы молодых людей, обратившихся в ивент-агентство, и пожелавших остаться неизвестными. Мы изучили этапы, которые проходят молодожены при заказе свадьбы и с какими трудностями они столкнулись. А так же дали профессиональные советы, которые, как мы надеемся, сделают процесс организации их свадьбы еще лучше.
EventHeads: Почему вы обратились к услугам профессионального организатора?
Жених: Во-первых, у нас очень плотный рабочий график. Т.е. у нас физически нет времени этим заниматься. А во-вторыххочется, чтобы этим праздником занимался профессиональный человек, имеющий большой практический опыт. У меня и у моей будущей жены это все-таки первая свадьбы, и подобного опыта нет. Словом, мы решили поберечь нервы и не навредить торжеству, и доверились профессионалу.
Эксперт: Я поддерживаю такой подход к организации своей свадьбы. Организация свадьбы - это сложный процесс, требующий не только огромного количества свободного времени и сил, но и профессионального опыта. Часто на моей практике, те молодожены, которые организуют свадьбу своими силами в какой-то момент времени понимают что они взяли на себя непосильное бремя, вместо того, чтобы просто отдыхать и веселиться на своей свадьбе. Выбор все равно остается за молодоженами, но нужно очень хорошо понимать что подготовка к свадьбе займет очень много времени и сил, и не застрахует от возможных ошибок.
EventHeads: Но ведь никто, кроме вас не знает, какие именно салфетки должны быть на праздничном столе, как лампы должны освещать помещение, и прочие мелочи. Кстати, очень важные мелочи. Неужели вы настолько доверяет организатору, по сути, постороннему человеку?
Жених: Мы доверились отзывам. Эта организатор провела ни одну успешную свадьбу у наших друзей. Этих отзывов и того, что мы сами видели на их свадьбах, нам достаточно. Ну и потом, мы не все отдали в руки организатора. Банкетную часть, ресторан мы взяли на себя.
Эксперт: У профессионального организатора складываются доверительные отношения с молодоженами. Это нормально для нашей сферы деятельности. Самый правильный и продуктивный путь - это полностью вверить организация свадьбы в руки вашего менеджера, после того, как вы оцените отзывы предыдущих клиентов, и пообщаетесь с ним лично. Но не все строится только на доверии, обязательно заключите договор, в котором пропишите все условия и требования к выполнению услуг, это добавит вам уверенности, и дисциплинирует вашего менеджера.
EventHeads: Давайте четко разделим: что вы отдали организатору, а что взяли на себя?
Жених: Организатору мы отдали подбор ведущего, фото и видеооператора, флориста. Приглашения, ресторан, транспорт мы взяли на себя.
Эксперт: Заказчики передали свадебному организатору только часть функций, связанных с создание предстоящего праздника. Это несет в себе определенные риски. Выбор подрядчиков – важнейшая часть подготовки предстоящей свадьбы. Менеджер, работающий с вами изучил их работу на собственном опыте и знаем нюансы, которые могут быть известны только профессионалам. Организатор не может отвечать за качество услуг подрядчиков, которых пригласили сами молодожены. Так что, если в день свадьбы «вдруг» возникнут «сюрпризы» - изменить что-либо будет уже невозможно.
EventHeads: Как вела себя организатор при вашей первой встрече? Каковы были ее действия?
Жених: Ну поскольку мы уже знакомы, то ритуала знакомства, конечно же, не было. Она сразу приступила к делу. Попросила, чтобы мы хотели видеть. Посетила с нами ресторан. Потом пригласила флориста, с которой мы все вместе решали, что и как будем оформлять. Обговорили бюджет. Соответственно, организатор же устроила нам встречу с нашим ведущим и фото-видео оператором. Мы продумывали сценарий, программу свадьбы. Также с организатором определялись по таймингу: что будет до церемонии во дворце, и что после. Потому что до церемонии во дворце у нас будет еще фотосессия. Потом уже – дворец, потом ресторан.
EventHeads: А встреча с организатором у вас была одна? Вы вообще контролируете ее работу?
Жених: Ну мы конечно, в курсе всего, но мы туда не вмешиваемся. Организатор с флористом сами все делают. В ресторане уже все в курсе всего. Словом, работа у организатора поставлена хорошо.
Эксперт: Все, что перечислил жених, это обыденная работа организатора, мы работаем в тесном контакте с заказчиками. Свадебное торжество – это всегда результат совместного творчества молодоженов и организаторов. Я например, для более глубокого понимания потребностей заказчика, обычно в самом начале нашего общения с женихом и невестой прошу, что бы они заполнили бриф – подробную анкету, из которой сразу видно, о какой именно свадьбе мечтают влюбленные.
EventHeads: Вы сказали, что приглашения вы взяли на себя. А каким образом вы делаете приглашения? Сами ищете типографию, сами придумываете дизайн?
Жених: Да, у нас есть идея. И мы даже сами сделали макет. Правда, в не очень хорошем качестве. Сейчас ищем студию, которая бы это реализовала. Это немного заморочисто: коллажи, текст… Поэтому для реализации нужна профессиональная типография.
Эксперт: Могу опять же дать совет молодоженам – что бы гарантированно достичь хороших результатов при работе с подрядчиками - передайте работу по организации вашего торжества профессионалам, либо как минимум, спросите совета вашего организатора относителя выбора подрядчика, или идеи. За совет денег мы не берем, а помочь молодоженам это наша миссия. Выбор же дизайнера, создание и утверждение макета, написание текста, размещение заказа в типографии – все это требует опыта и специальных знаний, обязательно получите совет от организатора или друзей, работающих в данной сфере.
EventHeads: А что за интересная идея такая? Расскажите поподробнее.
Жених: Ну приглашение сделано в виде коллажа. Мы сидим с Невестой в ресторане и держим в руках таблички с обращениями к нашим гостям. В итоге получился коллаж из пяти фотографий. Также хотим положить приглашения в состаренные конверты, и обвяжем все тисьмой и закреплять сургучом. Сургуч уже заказали. На нем будут выгравированы наши инициалы.
Эксперт: Молодцы! Отличная идея. Кстати, если есть желание, ее можно развить дальше и превратить в настоящее шоу!
EventHeads: А каким образом вы планируете рассылать приглашения: почта, курьер, или может быть еще какие-то варианты?
Жених: Тем, кто находится в Петербурге, мы вручим лично. Ну тем, кто находится за пределами города – отправим по электронной почте. По приезду, вручим им прямо в руки.
Эксперт: Мы часто помогаем в этом вопросе молодоженам – берем на себя рассылку и курьерскую доставку части приглашений.
EventHeads: Теперь, что касается даты проведения свадьбы. Почему именно в июле?
Жених: Ну как и многие, конечно же, мы хотели сыграть свадьбу в теплый, желательно солнечный день. Надеюсь, что с погодой нам повезет. Все-таки, Питер… В этом городе сложно что-то предугадать. Второй момент, у моих родителей плотный график. Периодически они находятся в командировках, и нужно было подгадать так, чтобы все родители смогли прийти на свадьбу: и со стороны жениха и со стороны невесты. Выбирали лето, выбирали выходной. Ну вот и получилось, 12 июля, воскресенье.
Эксперт: Насчет погоды. Предугадать сложно, особенно в Сантк-Петербурге, но подстраховаться можно и нужно. Если погода подводит, организаторы используют резервный вариант, о котором необходимо договариться заранее – шатер, терраса, другая крытая площадка, что-то иное. Все эти вопросы обязательно продумайте вместе с организатором и подрядчиками.
EventHeads: Что касается количества приглашенных. Кто это будет и сколько их?
Жених: Мы решили не распространятся на большое количество родственников. Т.е. это будут самые близкие нам люди. Конечно же, родители. С моей стороны, еще будет дедушка. Со стороны моей будущей жены – еще сестра. Про свидетелей мы еще думаем: быть им или не быть. Примерно, 20-25 человек.
Эксперт: Сегодня у молодоженов часто возникает вопрос — обязательны ли свидетели на свадьбе или можно обойтись без них? Раньше, в советской традиции свадеб, это обсуждению не подлежало - свидетели на свадьбе были необходимы, как обручальные кольца или букет невесты. Именно они скрепляли подписями заключение брака. Сейчас, согласно Семейному кодексу свидетели в ЗАГСе не требуются. Но они могут стать участниками свадебного торжества, у свидетелей может быть своя роль в сценарии праздника. Окончательное решение, разумеется, за молодоженами, совета тут быть не может.
EventHeads.: А почему так мало гостей?
Жених: Ну во-первых, мы уверены, что это все таки очень личный праздник, и пригласили соответственно только очень близкий круг. И во-вторых невеста у нас приезжая, а значит всех своих гостей она сюда пригласить не сможет.
EventHeads: А что касается определения стиля или тематики. Сейчас очень популярны свадьбы в стиле Санторини, Деревенская свадьба, свадьба в стиле CandyWedding и прочее. У вашей свадьбы есть что-то подобное?
Жених: Ну, тематики, нет. Скорее, наша тематика будет отталкиваться от места проведения свадьбы. Мы выбрали ресторан «Гимназия». Ресторан оформлен в среднеевропейском стиле. В общем, ничего такого специального тематического мы не придумывали. Что касается цветочного оформления зала, то с флористом мы договорились. Он все оформление также берет на себя, исходя из стилистики зала. Безусловно, мы с ней встречались, она посещала зал, и предлагала свои идеи.
Эксперт: В практике организации свадеб, именно выбор площадки определялся тематикой, а не наоборот. Тут работает принцип - от общего к частному, от общей концепции к поиску решений.
EventHeads: Что-то нестандартное ожидает гостей в цветочном оформлении зала?
Жених: Ну из цветов мы выбрали петунью. Хотя, мне если честно, как мальчику абсолютно все-равно, какой цветок будет. Моя девушка и флорист в своем женском кругу решали, какой цветок выбрать. Знаю только, что этот цветок устроил всех и по своей красоте и относительно невысокой цене. Также будет декорирован стол, и ширма, которая также будет украшена цветами.
Эксперт: Флористический декор тоже подчиняется стилистике свадьбы. Последняя, в свою очередь, связана с тематикой. Отсюда, мой совет: пока не определились четко с тематикой и стилем свадьбы, решение частных вопросов может негативно сказаться на конечном результате. В конечном итоге, все определяет «финальная картинка». Подумайте, как будет выглядеть ваше торжество на фото и видео?
EventHeads: Возвращаясь к ресторану, почему мы остановили свой выбор именно на этом ресторане?
Жених: На самом деле, владелец ресторана – мой знакомый. Зная его, я могу быть уверен, что все будет организовано на высоком уровне. Оформление и еда в ресторане достойные. Ну и конечно, же мы уже видели, как там проводятся свадьбы.
Эксперт: Площадок много, например, в нашей партнерской базе, как и у любого свадебного менеджера более 70-ти проверенных ресторанов, банкетных залов, загородных баз. Стоит ли сразу останавливаться на одной? И опять же - выбор площадки должен определяться тематикой свадьбы, а именно в этом вопросе я бы дала рекомендации, достичь ясности молодоженам.
EventHeads: Что касается ведущего. Кто это? И как его выбирали?
Жених: Ведущего нам подбирала организатор. Была сразу организована встреча и с ведущим, и с видео и фото оператором. С ведущим мы пообщались. У нас была возможность пообщаться не только за ужином, но и в более неформальной обстановке. Нас все устроило. Мы видели ролики с его работами. Нам понравилось.
Эксперт: Это обычная практика свадебных организаторов при работе с клиентами. Мы, совместно устраиваем настоящий кастинг ведущих, фотографов, операторов. Проверенных, надежных партнеров предлагаем мы, а выбор естественно за клиентами. Могу дать еще один совет, при выборе предложенных вам кандидатур, опирайтесь на личную симпатию, ведь вам придеться провести самый важный день в вашей жизни с этим подрядчиком.
EventHeads: А что из себя будет представлять ваша шоу-программа?
Жених: На шоу-программе мы тоже решили оптимизировать траты. Моя девушка заканчивает консерваторию, и мы пригласили друзей в качестве джаз-бэнда. Будет четыре человека, которые будут играть джаз. Будет легкая джазовая музыка… Фоновая. Также будет концертный номер. Моя невеста кстати еще и поет, поэтому она тоже исполнит номер. И думаю, не один. И даже на рояле сыграет.
EventHeads: А что она поет?
Жених: эстрадно-джазовые композиции. Она просто отлично поет, и может исполнить самые разные песни.
Эксперт: Решение оптимизировать бюджет на зрелищной части праздника не могу одобрить. Яркая, интерактивная программа, запечатленная на фото и видео, останется в памяти на всю жизнь. И пожалейте, пожалуйста, Дарью. Пусть лучше она ограничиться одним выступлением. Дайте ей возможность насладиться праздником, радоваться, общаться с гостями.
EventHeads: А гостей планируете привлекать?
Жених: Да, некоторых из них. Они уже в курсе. Народу поставлена задача: подумать над тем, что это будет. В основном, это будут танцевальные номера. От разных гостей. Один групповой женский танец. Другой – соло, либо в паре. Возможно, бальный танец. Пока все обсуждается.
Эксперт: Привлечение гостей к участию в шоу-программе – идея удачная и вполне современная. Праздник должен быть интерактивным. Обязательно подключите к решению этой задачи ведущего, и друзей из вашего ближайшего круга, они помгут с идеями.
EventHeads: Но это профессиональное или все-таки дилетантское исполнение?
Жених: Профессионально, конечно! Они профессионально этим занимаются, и выступают на серьезных площадках. В частности, моя девушка тоже исполнит что-то. Помимо консерватории, она еще преподает пол-дэнс. Танец на пилоне. Поэтому что-то она тоже исполнит. Ее подруги тоже что-то исполнят. Поэтому, три-четыре номера нам набрать будет очень легко. Также мы хотим сделать некий вау-эффект! Хотим, придумать такую фишку, чтобы все схватились за сердце!
Эксперт: И все же, меня терзают смутные сомнения. Удастся ли создать профессиональную программу (да еще и с вау-эффектом!) своими силами? Я категорически настаиваю, чтобы вы дали оценить вашу идею целиком и все заплинированные номера профессиональному ведущеми или автору сценариев, их услуги стоят не настолько дорого, чтобы ощутимо ударить по свадебному бюджету.
EventHeads: Что именно?
Жених: Встречу с ОМОНОм отменили сразу. Никто их вызывать не будет. Возможно будет тетя Маня, которая якобы приехала из деревни и привезла нам тортик. Но когда она его будет выносить, непременно его уронит. Ну и что-то в таком духе. Я предложил снять ролик, и показать его гостям, якобы мы уезжаем в отпуск. Т.е. гости будут сидеть за банкетным столом, но мы к ним не выйдем, а включим ролик, на котором мы перед ними извиняемся и говорим, мол уезжаем в отпуск. Вы тут как-нибудь без нас…Гости, думаю, будут немного в шоке. Ну потом, естественно, хэппиэнд, и мы выходим в зал. Т.е. идеи еще ищутся.
EventHeads: А что касается имиджа. Стилисты, имиджмейкеры есть?
Жених: Мы об этом и не думали. Но что касается нарядов, то свой костюм я заказал в ателье. Он шьется в Италии. Все будет шикарно! Даже инициалы будут на подкладке.
Эксперт: Ну, раз костюм из Италии, да еще и с инициалами на подкладке – это очень хорошая идея.
EventHeads: А невеста?
Жених: Ничего не знаю! Секретов не раскрывает!
Эксперт: Советую поторопиться с выбором свадебного стилиста-имиджмейкера. Хорошее решение, при котором образ молодоженов соответствует стилистике и тематике свадьбы. Надо создавать не только имидж жениха и невесты, но и имидж пары. Так что, раскрыть свои секреты невесте придется. Можно еще подумать и о дресс-коде гостей, это добавит ощущение законченности тематики свадьбы.
EventHeads: А когда начали готовиться к свадьбе?
Жених: В январе. Т.е. очень заранее!
Эксперт: Это правильно! Лучше иметь большой запас времени на подготовку. Но еще важнее грамотно распланировать время.
EventHeads: Возвращаясь в фотографу и оператору. Кто они? Что задумали?
Жених: Мы с ними встречались. Продумали жанр. Договорились, что нас будет один длинный видеоролик – для потомков. Второй, короткий – для гостей! Для потомков - это длинный фильм об о нашей свадьбе. Второй – ролик для гостей. Ведущий будет прямо на свадьбе спрашивать у них о мероприятии, о нас. Тут же все будет монтироваться и показываться гостям.
Эксперт: Это отличное решение! Гости с огромным удовольствием смотрят ролик, смонтированный прямо на свадьбе.
EventHeads: А что касается транспорта, то как будет все это организовано?
Жених: Для гостей будет организован автобус из дворца в ресторан. В зависимости от гостей, посмотрим, либо две, либо одна машина.
Эксперт: Мой совет: тщательно выбирайте транспортную компанию, раз уж взяли этот вопрос на себя. Как показывает мой опыт, «сюрпризы» и «косяки» свадебный транспорт устраивать умеет…
EventHeads: А форс-мажерные ситуации вы продумали? Типа ливня, урагана и прочего? Зонты, одежда и прочее…
Жених: Нет, не думали! Надеемся, что нам повезет! (смеется) Ну у нас закрытый ресторан, поэтому нам ничего не страшно. Ну а с фотосессией, будем думать на месте.
Эксперт: Стильные зонтики (в цветовой гамме свадьбы)никогда не помешают. Кстати, это может стать отличной идеей для фотосессии.
Также у вас есть возможность задать дополнительные вопросы по организации вашей свадьбы специалистам нашего сообщества.
© 2014 EventHeads