Ивент агентство глазами корпоративного заказчика

Как корпоративные заказчики выбирают ивент агентства, как попасть в пул подрядчиков, и какие типовые ошибки совершают ивент менеджеры. Об этом Evenheads рассказала Анастасия Принцева, представитель крупнейшего корпоративного заказчика в Санкт-Петербурге.

Чаще всего при организации мероприятия без агентства не обойтись. Первыми это поняли те, кто со стороны заказчика отвечает непосредственно за организацию событий, потому что быть одновременно режиссёром, сценаристом, декоратором, поваром, уборщицей и ведущим получается с трудом. Проще говоря, агентство – это не блажь, а необходимый инструмент координирования множества людей, которые трудятся над одной задачей. Если со стороны заказчика такого понимания ещё не возникло, преодолеть это препятствие практически невозможно, потому как любое агентство будет восприниматься как ненужные дополнительные расходы. 

Вернёмся к тем, кто уже отказался от идеи стать многоруким Шивой и готов к вышеупомянутым дополнительным расходам. Для нормального функционирования обычно требуется пул партнёров, заточенных под задачи разного типа. Условно можно разделить их на три группы: для рядовых мероприятий, для креатива, для событий с привлечением представителей государственных органов. 

Первая группа – это агентство, которое понимает специфику работы конкретной компании и знает её пожелания к мероприятию. Почти в каждой компании есть однотипные инфоповоды, которые случаются с определённой периодичностью и которые было решено поддерживать проведением мероприятий. В этих случаях основная концепция задаётся самим заказчиком или единожды продумывается агентством, а затем незначительно варьируется от случая к случаю. Здесь не нужно особого креатива, от партнёра требуется лишь адаптировать отработанный сценарий к конкретному случаю – инфоповоду, времени года, месту проведения и т.д. При регулярной работе очень важна команда со стороны партнёра, т.к. заказчику совершенно не интересно по нескольку раз объяснять новым людям про типичное для него событие, поэтому обычно связка аккаунт-режиссёр-ведущий остаётся одинаковой на протяжении всего времени сотрудничества. 

Однако порой возникает необходимость сделать что-то особенное. «Особенность» может заключаться и в масштабе мероприятия, и в необычной целевой аудитории, и в необходимости широкого освещения события в СМИ – в чём угодно. Для этого подрядчик из первой категории чаще всего не подходит. В этом случае привлекается в полном смысле слова креативное агентство, которое, скажем так, в смете отдельной строкой прописывает создание концепции. Подобные события обычно подразумевают совсем другой бюджет и закономерно случаются куда реже, чем типовые. 

Особняком стоят мероприятия с привлечением представителей государственных структур. С точки зрения организации самого события здесь обычно ничего особенно сложного нет, однако есть ряд особенностей – сроки предоставления регламента мероприятия, необходимость письменного или факсимильного информирования и т.д. – которые специализирующееся на таких услугах агентство непременно должно знать. 

Во всех перечисленных категориях есть как основные партнёры, так и агентсва «на подхвате», на случай форс-мажора. Например, если в ходе подготовки мероприятия оказывается, что взятый подрядчик с каким-то кусочком не справляется, тогда задача передаётся кому-то ещё. «Скамейка запасных» обычно формируется из тех, с чьей работой заказчик уже однажды столкнулся. Например, ходил куда-то на презентацию, и там ему понравился кейтеринг. Или посетил выставку, а там была шикарная флористика. В этот самый момент организовавшее это агентство или подрядчик попадает в мысленный список «на всякий случай». Там же оказываются те, кто предлагает какую-то особенно интересную услугу – лазерное шоу, китайцев-акробатов, гонки на сигвэйях и прочее. 

Однако попасть на скамейку запасных – это только полдела. Очень многие мгновенно вылетают с неё, что называется, от жадности. Как уже было сказано, к резервным вариантам прибегают в случае форс-мажора, т.е., скажем так, в стрессовой ситуации. И каждый второй разговор выглядит так: 

- Здравствуйте, мне нужен кейтеринг из горячих напитков на 300 человек в черте города на ближайшую пятницу. Вы сможете это организовать? 

- А что у вас за мероприятие? А мы можем организовать и питание! И флористику! И воздушных гимнастов! И оркестр с красной дорожкой! И Иосифа Кобзона привезём, хотите? 

Вы не получите даже свой кейтеринг, заказчик положит трубку и наберёт следующий номер. Даётся очень конкретная задача, её и надо отработать. Если мероприятие в ближайшую пятницу, то заказчику не до Кобзона. И на встречи и презентацию прекрасного агентства времени тоже нет. Ни минуты. Всё, что захотите, сможете сказать на самом мероприятии. 

Некоторые, даже получив заказ, умудряются сделать всё, чтобы к ним не обращались вновь. Среди наиболее типичных ошибок можно выделить следующие: 

- Отсутствие такта по отношению к другим подрядчикам, которые работают над тем же мероприятием. Заказчику совершенно не интересно слушать, как ваши конкуренты всё сделали плохо и неправильно, а вот вы бы зато ого-го! Более того, это выпад лично в сторону заказчика, ведь, в конце концов, это он курирует всё, что тут происходит. Высказывать своё мнение стоит, только если вас действительно об этом спросят. 

- Отсутствие оперативного информирования. Заказчик звонит уточнить, например, какого цвета будут воздушные шары на входе, а какого – у сцены. Вместо ответа аккаунт-менеджер ему отвечает «сейчас позвоню декоратору и уточню». И так – на любой вопрос. Только декоратор меняется на режиссёра, сценариста, ведущего, диджея… Аккаунт должен быть в курсе мероприятия. Потому что уж если заказчика волнуют такие мелочи, то аккаунта они должны были взволновать ещё раньше звонка клиента. 

- Самовольное редактирование сметы от режиссёра без ведома заказчика. Понятно, что аккаунт хочет вписать всё в обозначенный бюджет, поэтому решает вычеркнуть какие-то на его взгляд незначительные вещи. Не надо этого делать. Просто перенесите всё «лишнее» на соседний лист в Excel и назовите его «доп.расходы». Уверяю, ваш клиент сам смешает этот коктейль.

Как видите, у всех ивент агентств есть шанс попасть в пул подрядчиков крупного корпоративного клиента, каким бы не преступным не казался этот 'бастион' на первый взгляд.

Появились вопросы?