О том, как с нуля организовать одно из крупнейших морских мероприятий, как найти спонсоров, и организовать информационное продвижение, рассказал директор Фестиваля Алексей Макеев.
«По всему миру проходят фестивали парусных судов, а у нас, страны, которая лежит на берегу Северного Ледовитого океана, до сих пор нет фестиваля ледоколов» - такая мысль однажды пришла в голову научному сотруднику Музея «Ледокол «Красин» Павлу Филину. Он тут же справедливо заметил, что каждый год весной в Санкт-Петербурге стоят пришвартованные ледоколы и ждут окончания сезона навигации. Так родилась идея создания Фестиваля ледоколов.
Процесс согласования идеи во всех вышестоящих инстанциях занял практически год. Потребовалось четко сформулировать цели и задачи мероприятия: продвижение образа России как великой морской державы и Санкт-Петербурга как морской столицы, формирование чувства гордости за Российский флот, знакомство с историей и особенностями работы ледокольного флота, популяризация морских профессий, привлечение дополнительных туристических потоков.
Для согласования такого масштабного мероприятия пришлось пройти множество инстанций. Нужно учесть, что Фестиваль проводится и на воде, и на суше. Если планируется более 500 участников, это требуется согласование на городском уровне. Комитет культуры смотрит программу мероприятия…Вообще пришлось пройти порядка 11 комитетов: взаимодействие с военными, МЧС, структуры порта, безопасность на воде - это те инстанции, с которыми нужно все согласовать.
В таких организациях сидят серьёзные люди, которые в первую очередь думают о безопасности. Когда видят, что мы можем обеспечить безопасность, позволяют сделать в акватории какие-то интересные проекты, реализовать идеи – например, «Вальс ледоколов».
Потом началось согласование на местном уровне по поводу торговли - это обязательно для каждого праздника, мероприятия. В заявке организаторов должны быть все документы по торговым точкам. Лучше отказаться от сомнительных предложений в угоду качеству проведения мероприятия. Мы внимательно относимся к торговле, если вдруг продукт будет не качественным, это негативно отразится на всем мероприятии.
Фестиваль планировалось провести в первых числах мая, как праздник окончания зимней навигации, а все необходимые разрешительные документы пришли в феврале, поэтому действовать пришлось оперативно. Была создана административная группа, которая занялась разработкой положения и плана мероприятий по подготовке и проведению Фестиваля, подбором и согласованием площадок для проведения и – одна из первоочередных задач – формированием бюджета, так как финансирования на проект выделено не было.
В первую очередь были разработаны спонсорские пакеты (генеральный, официальный, информационный, бартерный), которые рассылались вместе с презентацией проекта, велись переговоры с потенциальными партнерами. В основном искали спонсоров среди личных контактов, тех, с кем уже когда-то работали и кем сложили доверительные отношения. Когда финансирования нет, а проект реализуется впервые, партнёры всегда помогут сдвинуть дело в мертвой точки. Со своей стороны, мы как организаторы были уверены, что продукция или услуги, которые мы получим в рамках спонсорской помощи, будет отличного качества. Так, в рамках спонсорской помощи нам напечатали всю полиграфическую продукцию, мы смогли привлечь профессионалов в области обеспечения безопасности и закрыть самый главный вопрос. Ведь когда в графе безопасность стоит зарекомендовавшая себя фирма, все согласующие органы понимают, что мероприятие пройдет на соответствующем уровне и проще дают разрешение.
Вообще при формировании бюджета первоочередная задача – это понять, какие специалисты потребуются для реализации проекта. Второй вопрос – кто из них готов работать за идею. Здесь, конечно, самый главный ресурс – это студенты, курсанты. Мы привлекли студентов, у которых я преподаю, Константинов Анатолий Николаевич, президент фонда «Морское образование» подключил свои ресурсы – «Макаровку», Морской лицей – в итоге первый Фестиваль на 75% делался руками волонтеров. Ребята помогали в обеспечении безопасности, стояли в оцеплении, проводили экскурсии.
Конечно, их нужно было подготовить, поэтому они ходили на курсы экскурсоводов, профессиональные экскурсоводы передавали им свои знания. Были разработаны специальные программы, рассказывающие о характеристиках кораблях, интересные факты. А самое главное, самим ребятам было интересно и радостно принять участие в таком проекте.
Оргкомитету, несмотря на кратчайшие сроки и отсутствие бюджета, было приятно понять, что мы справились без каких-то происшествий Что называется дебют удался.
За логистику и прибытие самих ледоколов отвечал «РОСМОРПОРТ» - там люди все профессионалы, поэтому все прошло слажено. Нужно понимать, что пришвартовать ледокол – это не машину припарковать, им управлять очень сложно, нужно учесть колоссальное количество параметров и сложностей.
Все ледоколы нужно было пришвартовать на Английской набережной и на Шмидта. Ковалев Андрей Михайлович блестяще с этой работой справился, «заболел фестивалем» и было видно, что человек очень трепетно к своей работе относится. Слаженная работа его и капитанов позволила нам четко понимать, что на самих бортах все нормально и весь состав выводится в полном объеме.
За два года проведения Фестиваля у нас было представлено около 10 судов, «Москва» и «Иван Крузенштерн» участвовали оба раза, «Мудьюг» был представлен, «Капитан Сорокин», был и портовый ледокольчик, который ходит по Неве.
Из-за отсутствия бюджета на проект, мы не делали никакой наружной рекламы. Было продвижение через интернет, грамотная подача материала. Например, «РОСМОРПОРТ» и «Морской регистр» приняли активное участие, сделали рассылку по своей огромной базе партнеров. Мы размещали информацию на профильных проектах, в ВУЗах и социальных сетях, рассылали релизы и анонсы, наши информационные партнеры оказали большую помощь. При этом сайт у нас появился только ко второму фестивалю, но тоже стал мощным инструментом продвижения.
При этом мы щепетильно подошли к вопросу разработки логотипа, потому что это «лицо» всего мероприятия, он должен был отражать те идеи и задачи, которые мы перед собой ставили. Павел Анатольевич Филин консультировал дизайнера с профессиональной точки зрения, Дмитрий Владимирович Ерошкин готовил техническое задание и доносил наши идеи. Это был очень трудоемкий процесс рождения бренда, тем более такого значимого. Версии логотипов согласовывались в 5 инстанциях, руководители вносили свои правки.
В итоге за 2 дня Фестиваля мы пропустили на борта 20 тысяч человек, многие не хотели стоять в очередях, так бы и 50 тысяч пропустили.
Нужно было учесть и множество организационных вопросов на самом Фестивале. На мероприятии может не быть программы, но туалеты и безопасность должны быть. Конечно, все зависит от масштабов мероприятия, но из необходимого: план мероприятия, программа, согласование от всех компетентных органов, карета скорой помощи, определенное количество туалетных кабинок, если применяется огонь, должны быть МЧС, рассчитать мощность звука и размер сцены. Так же нужно помнить про сроки подачи заявок, нужно учитывать и отслеживать регламенты комитетов.
Мы стараемся сделать мероприятие тематическим, с соответствующей кухней и сувенирами. С первого фестиваля мы думаем об этом, но любая фантазия должна быть подкреплена средствами.
Я сам как организатор проводил летучки с теми, кто отвечал за безопасность, с ГИБДД, с курсантами. Нужно убедиться, что все понимают задачу и будут ее выполнять. Разрядить обстановку, создать настроение праздника. Даже при том, что все эти люди на работе, не должно быть отталкивающей суровости.
В целом нам удалось добиться тех целей и задач, которые мы перед собой ставили. В 2015 году был огромный наплыв посетителей, люди стояли в очереди под ливнем, ради того, чтобы пройти и сфотографироваться.
У некоторых вызвало раздражение, что мы перекрыли часть набережной и сделали платный вход 100 рублей. Но в условиях отсутствия финансирования у нас как организаторов не было выбора. И естественно все затраченные деньги на фестиваль вернуть не удалось. Но в основном люди же были довольны, потому что в этой платной зоне было достаточно много бесплатных развлечений.
Нам радостно, что благодаря Фестивалю удается популяризировать и морские профессии, и рассказать про наш ледокольный флот, которым мы можем им гордиться. Огромное количество положительных отзывов, особенно приятно слышать детей, которые изумляются: «Смотри, папа, какая большая цепь или какой большой якорь!» Понятно, что мы не только популяризируем ледокольный флот, мы пропагандируем Петербург как морскую столицу.
Я считаю, что потенциал у Фестиваля грандиозный, он может стать международным, можно привлечь канадцев, финнов, шведов, чтоб они пришли на своих ледоколах. К сожалению, пока это невозможно из-за геополитической обстановки. Но этот проект может иметь огромный успех в других портовых городах: Архангельск, Мурманск…Даже, наверное, будет более востребован в тех регионах - там есть атомные ледоколы, каждый из которых – это огромный дом с лифтами, вертолетными площадками, который пробивает себе путь в льдах. Побывать внутри такого гиганта очень интересно и захватывающе, поэтому я надеюсь, что Фестиваль ледоколов будет дальше расти и развиваться.
© 2014 EventHeads